Wie man eine 13-Wochen-Cashflow-Prognose erstellt

Struktur aufbauen

Ihre Prognose braucht eine Spalte für jede der 13 Wochen sowie eine Zeilenstruktur, die jede wesentliche Geldbewegung in Ihrem Unternehmen erfasst. Halten Sie es einfach. Der häufigste Fehler ist ein so komplexes Modell, dass es nie gepflegt wird — was den gesamten Zweck zunichte macht.

Spalten

Beschriften Sie jede Spalte mit dem Wochenende-Datum — zum Beispiel „KW 12. Jul", „KW 19. Jul" und so weiter für 13 Wochen. Fügen Sie links von Woche 1 eine „Ist-Werte"-Spalte hinzu, in der Sie festhalten, was tatsächlich passiert ist, wenn jede Woche endet. So rollt die Prognose vorwärts.

Zeilen — Zuflüsse

Listen Sie jede Geldquelle auf. Für die meisten KMU bedeutet das: Kundenzahlungen (nach Großkunde oder Rechnung aufgeschlüsselt), erwartete Fördermittel, Kreditauszahlungen und sonstige Einnahmen. Je konkreter, desto besser — eine Zeile „Kunde A Zahlungseingang" ist nützlicher als eine einzelne Gesamtzeile, weil sie Ihnen zeigt, welchen Kunden Sie anmahnen müssen, wenn eine Zahlung ausbleibt.

Zeilen — Abflüsse

Listen Sie jede Auszahlung auf: Lieferantenzahlungen (nach Großlieferant), Lohnzahlungen, Miete, Kreditrückzahlungen, Steuerzahlungen (Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Sozialabgaben), Betriebskosten und wesentliche Einmalausgaben. Konkretheit ist entscheidend. „USt-Zahlung — 12.400 € fällig am 14. Juli" ist handlungsorientiert. „Steuern" ist es nicht.

Netto-Cashbewegung und Schlusssaldo

Am Ende jeder Woche berechnen Sie: Gesamtzuflüsse minus Gesamtabflüsse gleich Nettobewegung. Dann addieren Sie die Nettobewegung zum Eröffnungssaldo (Schlusssaldo der Vorwoche), um Ihren Schlusssaldo zu erhalten. Dieser laufende Saldo ist die wichtigste Zahl im gesamten Modell — er zeigt Ihnen, ob Sie am Ende jeder Woche ausreichend Kapital haben, um Ihren Verpflichtungen nachzukommen.

Zuflüsse befüllen

Hier beginnen die meisten zu breit und enden mit einer Prognose, die zu vage ist, um nützlich zu sein. Das Ziel ist die Prognose von Geldeinnahmen — nicht Umsatz — was bedeutet, den Zeitunterschied zwischen Rechnungsstellung und tatsächlichem Zahlungseingang zu berücksichtigen.

Mit offenen Forderungen beginnen

Ziehen Sie Ihre Liste ausstehender Rechnungen. Identifizieren Sie für jede das Fälligkeitsdatum und — basierend auf dem Zahlungsverhalten dieses Kunden — schätzen Sie das realistische Einzugsdatum. Ein Kunde, der konsistent 10 Tage zu spät zahlt, sollte seinen Zahlungseingang 10 Tage nach dem Fälligkeitsdatum in der Prognose haben, nicht am Fälligkeitstag. Diese einzelne Anpassung macht Ihre Zufluss-Prognose dramatisch genauer.

Zahlungsverhalten, nicht Wunschdenken

Wenn ein Kunde Netto-60-Konditionen hat und Sie vor drei Wochen fakturiert haben, prognostizieren Sie den Eingang nicht in den nächsten zwei Wochen. Prognostizieren Sie ihn in Woche fünf oder sechs. Wenn ein Kunde ein Muster hat, trotz 30-tägiger Konditionen in 45 Tagen zu zahlen, verwenden Sie 45 Tage. Ihre Prognose sollte widerspiegeln, wie Ihre Kunden tatsächlich zahlen — nicht wie Sie es sich wünschen.

Konzentrationsrisiko sichtbar machen

Wenn ein oder zwei Kunden einen großen Anteil Ihrer Zuflüsse ausmachen, machen Sie ihre Zahlungseingänge als separate Zeilen sichtbar. Wenn Kunde A in Woche drei nicht pünktlich zahlt, müssen Sie die Auswirkung auf Ihren Schlusssaldo sofort sehen — nicht erst, wenn Sie den Kontostand prüfen.

Abflüsse befüllen

Abflüsse sind im Allgemeinen vorhersehbarer als Zuflüsse — die meisten Kosten wiederholen sich nach einem bekannten Zeitplan. Das ist ein Vorteil: Sie können die Abfluss-Seite Ihrer Prognose mit hoher Sicherheit auch mehrere Wochen im Voraus befüllen.

Feste wiederkehrende Kosten

Lohn und Gehalt, Miete, Kreditrückzahlungen, Versicherungsprämien — tragen Sie diese am genauen Datum, an dem sie Ihr Konto verlassen, für jede Woche ein, in der sie über alle 13 Wochen auftreten. Diese sind nicht verhandelbar und sollten immer in der Prognose sichtbar sein.

Variable Lieferantenzahlungen

Tragen Sie für jeden wesentlichen Lieferanten das erwartete Zahlungsdatum basierend auf den Rechnungskonditionen ein. Wenn Sie Rechnungen erhalten haben, die noch nicht fällig sind, tragen Sie sie in der Woche ein, in der sie fällig werden. Wenn Sie Spielraum beim Timing haben — Lieferanten, bei denen Sie früh zahlen — tragen Sie das späteste Datum ein, zu dem Sie innerhalb der Konditionen zahlen könnten.

Steuer- und Abgabenzahlungen

Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Sozialabgaben — diese sind oft groß, selten und leicht zu vergessen, bis sie eine Woche vor Fälligkeit erscheinen. Tragen Sie alle bekannten Steuerzahlungsdaten für den gesamten 13-Wochen-Horizont zu Beginn jedes Prognosezyklus ein. Eine 15.000-€-USt-Rechnung, die in Woche drei ohne Vorwarnung erscheint, ist eine Liquiditätskrise. Dieselbe Rechnung, die seit sechs Wochen in der Prognose sichtbar ist, ist nur eine geplante Auszahlung.

Einmalige und diskretionäre Posten

Jede wesentliche geplante Ausgabe, die nicht wiederkehrt — Ausrüstungskäufe, geplante Marketingausgaben, Reisen — sollte in der entsprechenden Woche eingetragen werden. Diese sind auch die Posten, die am leichtesten verschoben werden können, wenn Ihr Schlusssaldo unter Ihren Mindestschwellenwert zu fallen droht.

Einen Mindestliquiditätsschwellenwert festlegen

Ihre Prognose braucht eine Referenzlinie — einen Mindest-Schlusssaldo, unterhalb dessen Sie handeln. Ohne diese ist die Prognose nur eine Zahl; mit ihr wird sie zu einem Entscheidungsinstrument.

Für die meisten KMU ist ein sinnvoller Mindestwert zwischen zwei und vier Wochen der gesamten Betriebskosten. Wenn Ihre wöchentlichen Abflüsse durchschnittlich 25.000 € betragen, gibt Ihnen ein Mindestpuffer von 50.000–100.000 € einen Puffer gegen unerwartete Timing-Verschiebungen. Die richtige Zahl hängt von Ihrem Unternehmen ab — saisonale Unternehmen, Unternehmen mit unregelmäßigen Einnahmen und Unternehmen mit großen Einzelkunden sollten einen höheren Puffer halten als solche mit vorhersehbarem, diversifiziertem Einkommen.

Markieren Sie diesen Schwellenwert sichtbar in Ihrer Prognose — eine farbige Zeile oder eine bedingte Formatierung, die jede Woche hervorhebt, in der der Schlusssaldo darunter fällt. Wenn diese Woche erscheint, ist das Ihr Signal zu handeln: eine bestimmte Forderung früher einziehen, eine diskretionäre Zahlung verschieben oder eine Kreditlinie in Anspruch nehmen. Die Prognose hat ihre Aufgabe erfüllt — sie hat Ihnen Zeit gegeben.

Wöchentlich vorwärts rollen

Eine Cashflow-Prognose, die nicht wöchentlich aktualisiert wird, ist keine Prognose — sondern ein historisches Dokument. Das wöchentliche Rollen macht dieses Instrument genuinen Nutzens, und es dauert weit weniger Zeit als die meisten erwarten: typischerweise 30–60 Minuten pro Woche, sobald das Modell aufgebaut ist.

Älteste Woche durch Ist-Werte ersetzen

Nehmen Sie zu Beginn jeder Woche die Prognosespalte der letzten Woche und ersetzen Sie die Zahlen durch das, was tatsächlich passiert ist — welches Geld tatsächlich eingegangen ist, was tatsächlich abgeflossen ist. Das ist Ihr Abgleichsschritt. Abweichungen zwischen Prognose und Ist sind keine Fehler — sie sind Information. Ein Kunde, der laut Prognose in Woche eins zahlen sollte, aber in Woche zwei zahlte, sagt Ihnen etwas über das Zahlungsverhalten dieses Kunden, das sich in allen zukünftigen Prognosen widerspiegeln sollte.

Eine neue Woche 13 hinzufügen

Nachdem die älteste Woche in Ist-Werte umgewandelt wurde, fügen Sie rechts in der Prognose eine neue 13. Woche hinzu. Befüllen Sie sie mit erwarteten Zu- und Abflüssen nach derselben Logik wie zuvor. Ihre Prognose deckt jetzt Woche zwei bis vierzehn ab — der Horizont hat sich um eine Woche nach vorne verschoben.

Schlusssalden überprüfen

Bevor Sie das Modell schließen, überprüfen Sie die Schlusssaldo-Zeile für jede Woche. Ist etwas unter Ihren Mindestschwellenwert gefallen? Ist eine große Auszahlung in der neuen Woche 13 aufgetaucht, die Sie zuvor nicht gesehen hatten? Hat sich ein Kundeneingang um eine Woche verschoben und damit einen ohnehin knappen Saldo in Woche vier verschärft? Das sind die Fragen, die die wöchentliche Überprüfung aufdecken soll — und früh genug, um handeln zu können.

Szenarien einbauen

Eine Ein-Szenario-Prognose beantwortet „Was erwarten wir zu passieren?" Eine szenario-erweiterte Prognose beantwortet auch „Was passiert, wenn etwas schiefläuft?" — was die wichtigste Frage beim Cash-Management ist.

Dafür brauchen Sie kein komplexes Modell. Berücksichtigen Sie für jeden Prognosezyklus zwei einfache Stresstests neben Ihrem Basisszenario:

Zahlungsverzögerungs-Szenario

Was passiert mit Ihren Schlusssalden, wenn Ihre drei größten Kunden jeweils 14 Tage zu spät zahlen? Das ist der häufigste Cashflow-Schock für KMU und am einfachsten zu modellieren. Verschieben Sie die entsprechenden Zuflusszellen um zwei Wochen nach vorne und sehen Sie, wie der Schlusssaldo aussieht. Wenn er unter Ihren Mindestschwellenwert fällt, haben Sie Vorwarnung — und können diese Kunden präventiv anmahnen oder eine Kreditlinie arrangieren, bevor die Lücke entsteht.

Umsatz-Downside-Szenario

Was passiert, wenn das Neugeschäft nächsten Monats 30% niedriger als erwartet ausfällt? Reduzieren Sie die Zuflüsse in Woche fünf bis neun entsprechend und überprüfen Sie den Schlusssaldo. Wenn das Modell bei 30% Downside ein Problem zeigt, wissen Sie, dass das Unternehmen entweder eine stärkere Vertriebspipeline oder einen größeren Liquiditätspuffer benötigt, um dieses Risiko komfortabel zu absorbieren.

Diese Szenarien müssen keine separaten Modelle sein — eine einfache Kopie Ihrer Basisprognose mit angepassten Eingaben reicht aus. Die Disziplin, sie einmal monatlich durchzuführen, stellt sicher, dass Sie nie von Ergebnissen überrascht werden, die im Nachhinein völlig vorhersehbar waren.